Soliswiss

Soliswiss Office

Ausgangslage

Soliwiss hat bis 2016 für die Abwicklung ihrer Aufgaben rund um die Personen- und Mitgliederbewirtschaftung zwei verschiedene Systeme eingesetzt, eines für die Mitgliederverwaltung und eines für die Verwaltung der Nicht-Mitglieder. Diese nur bedingt befriedigende Parallellösung hat Soliswiss dazu bewogen, von Edorex ein konsolidiertes System entwickeln zu lassen. Soliswiss Office deckt das ganze Tagesgeschäft von Soliswiss in einem System ab, welches vollständig massgeschneidert auf die aktuellen Bedürfnisse von Soliswiss entwickelt wurde.

Kunde
Soliswiss

Jahr
2015-2016

https://soliswiss.ch/

Alles in einem, auf Soliswiss zugeschnitten

Soliswiss Office enthält die vollständige Personen- (Interessenten, Kunden, Mitarbeiterinnen) und Mitgliederverwaltung von Soliswiss, ein Dashboard für die Koordination der täglichen Arbeiten sowie eine vollständig via Templates abwickelbare Korrespondenz.

Als besonderes Highlight verfügt Soliswiss Office über eine hochautomatisierte, vollständige Abwicklung des jährlichen Rechnungslaufes. Im Rechnungslauf werden primär die Rechnungen für die jährlichen Mitgliederbeiträge generiert, jedoch zusätzlich noch diverse weitere anfallende Zahlungsposten, z.B. für die Pauschalentschädigung. Der Rechnungslauf kalkuliert für jedes Soliswiss Mitglied den anfallenden Rechnungsbetrag basierend auf den entsprechenden Leistungen und berücksichtigt dabei sämtliche nötigen Anpassungen am standardmässigen Rechnungsbetrag aufgrund von z.B. bereits erfolgten Voraus- oder Teilzahlungen.

Neben dieser komplexen Kalkulation der korrekten Rechnungsbeträge generiert Soliswiss Office ebenfalls alle zu versendenden Rechnungen und Begleitschreiben auf Knopfdruck, wobei für Mitglieder mit einer erfassten E-Mail-Adresse die vollständige Rechnungsdokumentation auch gleich automatisch per E-Mail versendet wird.

Eingegangene Zahlungen (via Bank, Post, PayPal etc.) können laufend über eine Schnittstelle ins Soliswiss Office importiert und anschliessend über eine Export-Schnittstelle für den Import im Buchhaltungssystem (SAGE) bereitgestellt werden.

Für Soliswiss bringt dieser integrierte Rechnungslauf zahlreiche Vorteile, u.a. vollständige Transparenz in Echtzeit über alle ausstehenden und eingegangenen Zahlungen, tiefere externe Kosten (primär Buchhaltungsfirma) sowie die Möglichkeit, mit Edorex als Entwicklungspartner Anpassungswünsche im Ablauf schnell und unkompliziert umsetzen zu können.

Mit 1-wöchigen Sprints schnell Richtung Produktion

Im Herbst 2015 hat ein Team aus Soliswiss- und Edorex-Mitarbeitern in zwei ganztägigen Anforderungsworkshops die grundsätzlichen Anforderungen an die Ablösung der beiden Systeme erarbeitet. In einer ersten Version von Soliswiss Office wurde danach bis Ende 2015 in 1-wöchigen Sprints die Verwaltung der Nicht-Mitglieder (CRM-System) abgelöst. Nach jedem Sprint folgten Sprint-Meetings mit den Product Ownern mit Vorstellung der Ergebnisse sowie der Planung des kommenden Sprints. Bis April 2016 folgte die Ablösung der Mitgliederverwaltung. Seit Mitte April 2016 sind beide ehemals eingesetzten System durch Soliswiss Office abgelöst, die Daten vollständig migriert.

So viel wie nötig - so wenig wie möglich

Im Projekt Soliswiss Office wurde von Beginn weg darauf geachtet, nur die effektiv benötigten Funktionalitäten umzusetzen. Der initial an den Anforderungsworkshops erstellte Backlog wurde in enger Zusammenarbeit mit Soliswiss laufend geprüft und wo nötig in der Priorisierung der einzelnen Stories angepasst. So konnten wir von Beginn an sicherstellen, dass das zur Verfügung stehende Budget optimal für die Bedürfnisse von Soliswiss eingesetzt wurde.

Entwicklung vor Ort als EIN Team

Äusserst wertvoll war der Umstand, dass das Edorex-Entwicklerteam während der ganzen Projektlaufzeit direkt vor Ort in den Räumlichkeiten der Soliswiss arbeiten konnte. Dadurch war der Austausch zwischen Lieferant und Kunde sehr eng, direkt und effizient. Durch den angewendeten Frontend-First Ansatz erhielten wir zudem enorm schnell Rückmeldungen zu unseren Ergebnissen. Neben der Optimierung der gegenseitigen Koordination und Kommunikation führte die Arbeit vor Ort auch dazu, dass alle beteiligten Soliswiss- und Edorex-Mitarbeiter zu einem einzigen Team zusammenwuchsen, welches ZUSAMMEN die Erarbeitung einer bestmöglichen Lösung anstrebte.

Soliswiss Office - eine Lösung, die begeistert

Das resultierende Soliswiss Office ist eine Anwendung, welche die Soliswiss-Benutzer begeistert. Alle Informationen sind übersichtlich und einfach auffindbar angeordnet. Die Benutzerführung ist sehr intuitiv und einfach, so dass bei der Einführung ausser einer kurzen Demo keine weitere Schulung nötig war.

Der oben beschriebene Rechnungslauf wurde im Dezember 2016 erstmals durchgeführt. Abgesehen von einigen wenigen zu erwartenden Kinderkrankheiten lief der Rechnungslauf absolut einwandfrei und mit korrekten Rechnungsbeträgen durch, was für einen derart komplexen Mechanismus eine sehr beachtliche Leistung ist.